Firma de facturas de clientes en software de facturación electrónica
¿Una plataforma de desarrollo de software de facturación electrónica puede firmar las facturas de sus clientes que no tienen su propia firma digital?
El numeral 7 del artículo 1.6.1.4.1 del Decreto 1625 de 2016 señala la definición de facturador electrónico, así:
“(…) 7. Facturador Electrónico: Es facturador electrónico el sujeto obligado a expedir factura electrónica de venta, notas débito, notas crédito y demás documentos electrónicos que se deriven de la factura electrónica de venta de conformidad con los requisitos, características, condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN). (…).”
De igual manera, el numeral 14 del artículo 11 de la Resolución DIAN 000042 de 2020 enumera uno de los requisitos de la factura electrónica de venta, a saber:
“(…) 14. La firma digital del facturador electrónico de acuerdo con las normas vigentes y la política de firma establecida por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), al momento de la generación como elemento para garantizar autenticidad, integridad y no repudio de la factura electrónica de venta”.
De la normatividad trascrita, se concluye que es el facturador electrónico quien debe incluir la firma digital, como elemento para garantizar autenticidad, integridad y no repudio de la factura electrónica de venta.
Por otra parte, sobre el asunto, se precisa que la naturaleza personal de la firma digital la hace es inherente a ella y, por ende, la facultad o deber de firmar siempre será de la persona que esté obligada a ello. En este caso, esta persona es el facturador electrónico; sujeto que debe firmar la factura electrónica de venta.
No obstante, debe precisarse que la figura de mandato permite que las personas otorguen poder a otro sujeto para desarrollar una labor. En este caso, el mandatario puede ser facultado por el mandante para firmar la factura electrónica de venta.
En consecuencia, el deber de firmar está en cabeza del facturador electrónico, quien puede a voluntad propia otorgar esta facultad mediante poder a su mandatario, con el fin de que éste firme en su propio nombre y en razón al encargo encomendado. Cabe advertir que este mandato no permite el uso o suplantación de la firma digital como medio de identificación personal, sino que otorga la facultad de que la factura sea firmada por el mandatario con su propia firma”.
Por ende, el mandatario podrá firmar por el facturador electrónico cumpliendo con el requisito exigido por el numeral 14 del artículo 11 de la Resolución DIAN 000042 de 2020, siempre que el mismo cuente con el poder suficiente para ello, otorgado por su mandante, facturador electrónico.
Para finalizar, se advierte que la facultad de firmar conlleva la responsabilidad de garantizar autenticidad, integridad y no repudio de la factura electrónica de venta, tal como se explicó previamente.
…El deber de firmar está en cabeza del facturador electrónico, quien puede a voluntad propia otorgar esta facultad mediante poder a su mandatario, con el fin de que éste firme en su propio nombre y en razón al encargo encomendado.
Tomado del Concepto Unificado de Facturación Electrónica No. 0106 DEL 19 DE AGOSTO DE 2022