El dígito de verificación del NIT en la factura electrónica de venta

El artículo 771-2 del Estatuto Tributario señala los requisitos que deben cumplir las facturas, así como los documentos equivalentes, para la procedencia de costos, deducciones e impuestos descontables, en los siguientes términos:

“Artículo 771-2. Procedencia de costos, deducciones e impuestos descontables. Para la procedencia de costos y deducciones en el impuesto sobre la renta, así como de los impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas, se requerirá de facturas con el cumplimiento de los requisitos establecidos en los literales b), c), d), e), f) y g) de los artículos 617 y 618 del Estatuto Tributario.

Tratándose de documentos equivalentes se deberán cumplir los requisitos contenidos en los literales b), d), e) y g) del artículo 617 del Estatuto Tributario.

Por su parte el artículo 617 ibídem, señala:

“Art. 617. Requisitos de la factura de venta. Para efectos tributarios, la expedición de factura a que se refiere el artículo 615 consiste en entregar el original de la misma, con el lleno de los siguientes requisitos:

a. Estar denominada expresamente como factura de venta.

b. Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.

c. Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado.

(…)”.

Esta norma es clara al establecer, entre los requisitos de la factura, la identificación del adquirente, con su nombre o razón social, así como con el Número de Identificación Tributaria -NIT, indistintamente que se trate de persona natural o jurídica.

Respecto al dígito de verificación, la Orden Administrativa No. 001 de 2005, que establece el procedimiento para la inscripción, actualización y cancelación de la información en el Registro Único Tributario – RUT, dispone:

“La DIAN ejerce los controles técnicos para que este número [NIT] sea exclusivo de cada persona, permitiendo su individualización en forma inequívoca para todos los efectos en materia tributaria, aduanera y cambiaria.

En todos los casos, el NIT tiene adicionalmente un dígito de verificación asignado por el sistema de información, el cual no se considera como número integrante del NIT, cuya función es individualizar de forma exclusiva al cliente externo y garantizar la veracidad de su expedición del mismo y la exclusividad para el contribuyente al que se asigna”.

En armonía con la Orden Administrativa No. 001 de 2005, se ha reiterado en su doctrina que el dígito de verificación no se considera como número integrante del NIT. Este criterio no sólo se ha sostenido en el Oficio No. 005959 del 7 de febrero de 2005 bajo análisis, sino también en los oficios Nos. 035986 de 1997, 045078 de 1999, 037547 de 2012, 026959 de 2018, entre otros.

Ahora bien, teniendo en cuenta que la función del dígito de verificación es individualizar de forma exclusiva al cliente externo y garantizar la veracidad de la expedición del NIT, el sistema de facturación electrónica en la funcionalidad de la factura electrónica de venta, lo contempla como parte de las ‘condiciones técnicas’ dentro del procedimiento tecnológico que se debe adelantar por parte del facturador, para la debida generación y trasmisión de la factura electrónica de venta.

La Resolución DIAN No. 000042 de 2020 y el Anexo Técnico de Factura Electrónica de Venta versión 1.8. hoy vigente, incluye dentro de las condiciones técnicas del formato para la generación de la citada factura, la identificación del facturador y del adquirente, la cual debe incluir el dígito de verificación (numeral 6.1. Factura electrónica de venta: Invoice).

De hecho, para finalizar exitosamente el procedimiento informático de validación, en aras de dar por culminada la obtención de la validación previa (modalidad en la que opera el sistema de facturación electrónica, en virtud de lo dispuesto en el artículo 616-1 del Estatuto Tributario), se debe dar cumplimiento a la forma en la que se describen las reglas de validación para que el sistema pueda validarlas; en este sentido, el requerimiento de informar el dígito de verificación (DV) hace parte de la forma en la cual se describe la regla de identificación. Es por ello, que si no se ha informado, se emite un mensaje de “no está informado el DV en el NIT” y una vez informado el DV éste es objeto de la validación por el sistema, que aplica la regla lógica “valida que el DV del NIT informado sea correcto”. Lo anterior, so pena de emitir un mensaje de “El DV no es correcto”.

Del recuento anterior se concluye que, si bien, el criterio del Oficio 005959 del 7 de febrero de 2005 está vigente, puesto que el dígito de verificación no se considera como número integrante del NIT, esto no impide que, en el marco del sistema de facturación electrónica, el dígito de verificación (DV) haga parte de las ‘condiciones técnicas’ dentro del proceso de validación previa, con el fin de obtener una identificación plenamente correcta y verificable.

Por otra parte, frente a la representación gráfica de la factura electrónica de venta, es pertinente resaltar que la misma no corresponde a la factura de venta en sí misma, puesto que es la información consignada en el formato XML la que tiene valor legal. Sobre este punto, el numeral 9.2. del Anexo Técnico de Factura Electrónica de Venta versión 1.8. explica:

“La Representación Gráfica. La representación gráfica puede ser diseñada de acuerdo con las necesidades del OFE; como la generación está en formato XML, entonces cualquier herramienta informática de conversión de este formato a.pdf,.docx, u otros formatos digitales será suficiente para cumplir con lo previsto en la normatividad vigente. (…) La representación gráfica debe incluir el código QR en todas las páginas de los formatos digitales y de la impresión en papel de la factura electrónica. La representación gráfica siempre será “una representación, una imagen” de la información consignada en el formato XML de los perfiles de transacciones comerciales para la DIAN. Esto significa que el documento electrónico siempre será el que tenga valor legal para las autoridades nacionales. Si cualquier persona requiere validar la autenticidad de una representación gráfica, entonces deberá acceder al sitio web que la DIAN disponga para ello, activar el hiperenlace, diligenciar los campos de información, disparar el botón de Validación, y comparar lo que le muestra la respuesta devuelta por el sistema de facturación electrónica de la DIAN con lo que le exhibe la representación que tiene a la mano, y proceder en consecuencia. Si la información difiere, podrá denunciar el hecho a la DIAN, porque puede tratarse de un documento apócrifo, sin validez legal, y que podría ser la evidencia de una acción que amerita ser investigada fiscalmente, con las implicaciones comerciales, administrativas y penales que se deriven por la infracción del Estatuto tributario”.

Así las cosas, se debe precisar que el hecho de que en la representación gráfica de la factura electrónica de venta no se vea reflejado el dígito de verificación (DV) esto no invalida la factura. Lo anterior debido a las razones precitadas y, principalmente, porque la representación gráfica no es en si misma la factura electrónica de venta previamente validada por la DIAN, sino que corresponde a “una representación, una imagen de la información consignada en el formato XML de los perfiles de transacciones comerciales para la DIAN”.

Tomado del Concepto Unificado de Facturación Electrónica No. 0106 DEL 19 DE AGOSTO DE 2022