Requisitos de la factura electrónica de venta
El artículo 617 del Estatuto Tributario dispone requisitos que debe cumplir la factura de venta, siendo ellos generales aplicables a todas las facturas que se expidan. Adicionalmente a lo anterior, en la actualidad la Resolución DIAN No. 000042 de 2020 en el artículo 11 dispone específicamente los requisitos de factura electrónica de venta, así:
1. De conformidad con el literal a) del artículo 617 del Estatuto Tributario, estar denominada expresamente como factura electrónica de venta.
2. De conformidad con el literal b) del artículo 617 del Estatuto Tributario, deberá contener: apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT del vendedor o de quien presta el servicio.
3. Identificación del adquiriente, según corresponda, así:
a) De conformidad con el literal c) del artículo 617 del Estatuto Tributario, deberá contener: apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria –NIT del adquiriente de los bienes y servicios.
b) Registrar apellidos y nombre y número de identificación del adquiriente de los bienes y/o servicios; para los casos en que el adquiriente no suministre la información del literal a) de este numeral, en relación con el Número de Identificación Tributaria -NIT.
c) Registrar la frase «consumidor final» o apellidos y nombre y el número «222222222222» en caso de adquirientes de bienes y/o servicios que no suministren la información de los literales a) o, b) de este numeral. Se debe registrar la dirección del lugar de entrega del bien y/o prestación del servicio, cuando la citada operación de venta se realiza fuera de la sede de negocio, oficina o local del facturador electrónico para los casos en que la identificación del adquiriente, corresponda a la señalada en los literales b) y c) de este numeral.
4. De conformidad con lo establecido en el literal d) del artículo 617 del Estatuto Tributario, deberá llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de factura electrónica de venta, incluyendo el número, rango, fecha y vigencia de la numeración autorizada por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN.
5. Fecha y hora de generación.
6. De conformidad con el literal e) del artículo 617 del Estatuto Tributario, deberá contener la fecha y hora de expedición, la cual corresponde a la validación de que trata el artículo 616-1 del Estatuto Tributario, que se entiende cumplido con lo dispuesto en el numeral 7 del presente artículo. Cuando la factura electrónica de venta no pueda ser validada por inconvenientes tecnológicos de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN o cuando se utilice el procedimiento de factura electrónica de venta con validación previa con reporte acumulado, se tendrá como fecha y hora de expedición la indicada en el numeral 5 del presente artículo.
7. De conformidad con el artículo 618 del Estatuto Tributario, deberá entregarse al adquiriente la factura electrónica de venta en el formato electrónico de generación, junto con el documento electrónico de validación que contiene el valor: «Documento validado por la DIAN», los cuales se deben incluir en el contenedor electrónico; salvo cuando la factura electrónica de venta no pueda ser validada por inconvenientes tecnológicos presentados por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN.
8. De conformidad con el literal f) del artículo 617 del Estatuto Tributario, indicar el número de registro, línea o ítems, el total de número de líneas o ítems en las cuales se detalle la cantidad, unidad de medida, descripción específica y códigos inequívocos que permitan la identificación de los bienes vendidos o servicios prestados, la denominación -bien cubierto- cuando se traten de los bienes vendidos del artículo 24 de la Ley 2010 de 2010, los impuestos de que trata el numeral 13 del presente artículo cuando fuere del caso, así como el valor unitario y el valor total de cada una de las líneas o ítems.
9. De conformidad con lo establecido en el literal g) del artículo 617 del Estatuto Tributario, el valor total de la venta de bienes o prestación de servicios, como resultado de la sumatoria de cada una de las líneas o ítems que conforman la factura electrónica de venta.
10. La forma de pago, estableciendo si es de contado o a crédito, en este último caso se debe señalar el plazo.
11. El Medio de pago, registrando si se trata de efectivo, tarjeta crédito, tarjeta débito o transferencia electrónica u otro medio que aplique. Este requisito aplica cuando la forma de pago es de contado.
12. De conformidad con lo establecido en el literal i) del artículo 617 del Estatuto Tributario, indicar la calidad de agente retenedor del Impuesto sobre las Ventas -IVA, de autorretenedor del Impuesto sobre la Renta y Complementarios, de gran contribuyente y/o de contribuyente del impuesto unificado bajo el régimen simple de tributación – SIMPLE, cuando corresponda.
13. De conformidad con lo establecido en el literal c) del artículo 617 del Estatuto Tributario, la discriminación del Impuesto sobre las Ventas -IVA, Impuesto Nacional al Consumo, Impuesto Nacional al Consumo de Bolsas Plásticas, con su correspondiente tarifa aplicable a los bienes y/o servicios que se encuentren gravados con estos impuestos.
14. La firma digital del facturador electrónico de acuerdo con las normas vigentes y la política de firma establecida por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, al momento de la generación como elemento para garantizar autenticidad, integridad y no repudio de la factura electrónica de venta.
15. El Código Único de Factura Electrónica -CUFE-.
16. La dirección de internet en la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN en la que se encuentra información de la factura electrónica de venta contenida en el código QR de la representación gráfica, que corresponde a la indicada en el «Anexo técnico de factura electrónica de venta».
17. El contenido del Anexo Técnico de la factura electrónica de venta establecido en el artículo 69 de esta resolución, para la generación, transmisión, validación, expedición y recepción, en relación con los requisitos establecidos en el presente artículo.
18. Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT, del fabricante del software, el nombre del software y del proveedor tecnológico si lo tuviere.
3.1.1.2. De acuerdo con el literales b) del artículo 617 del Estatuto Tributario, la factura debe incluir la identificación del vendedor o prestador del servicio ¿cuando el responsable cambia de razón social puede seguir por un tiempo corto usando su anterior razón comercial?
El cumplimiento de los requisitos de las facturas cuando hay cambio de razón social exige que la factura o documento equivalente deba indicar la razón social del contribuyente obligado a expedirla, por lo que en aquellos casos de modificación de la razón social, debe solicitarse una nueva autorización de facturación que contenga la nueva razón social.
Sin embargo, el “plazo prudencial” debe entenderse como aquel “dentro del cual se actualiza el Registro Único Tributario -RUT, se solicita, y autoriza por la DIAN mediante resolución el nuevo rango de facturación. Cabe resaltar adicionalmente que durante el “plazo prudencial” se puede utilizar la facturación autorizada en forma previa al cambio de razón social, bastando al efecto que “por cualquier medio preimpreso, se indique en la facturación expresamente la razón social actual”, a efectos del cumplimiento del requisito consagrado en el literal b) del artículo 617 del Estatuto Tributario.
En este orden de ideas debe advertirse que el plazo prudencial no es indeterminado, toda vez que se encuentra concretado a aquel tiempo necesario para actualizar el RUT, solicitar y obtener autorización por la DIAN mediante resolución el nuevo rango de facturación.
Adicionalmente, de acuerdo con lo señalado en el artículo 110 del Código de Comercio, dentro de los requisitos para la constitución de una sociedad en el numeral 2 se hace referencia a: “La clase o tipo de sociedad que se constituye y el nombre de la misma, formado como se dispone en relación con cada uno de los tipos de sociedad que regula este código”.
De esta manera, acorde con el Código de Comercio, el nombre seguido de la clase de sociedad a que corresponda o su sigla respectiva, es requisito para la constitución y prueba del ente social, y de aplicación para efectos fiscales y por tanto, para dar cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 617 del Estatuto Tributario se debe indicar la razón social completa con el tipo de sociedad.
Tomado del Concepto Unificado de Facturación Electrónica No. 0106 DEL 19 DE AGOSTO DE 2022